以下將介紹有關“管委會”的規定。
一、“管委會”應由多少人組成以及誰可擔任成員?“租客”可擔任成員嗎?
“管委會”可由一名或多名成員組成;但在多於一百個獨立單位的樓宇中,則須至少由三名成員組成。
“管委會”的成員只可由“小業主”、獨立單位的用益權人及預約取得人(只限於已收樓者)擔任,至於“租客”並不可以擔任“管委會”成員。
二、“管委會”成員的任期是多長時間?能否自動續任?
“管委會”成員的任期最長三年,且必須通過“小業主大會”的新決議方可續任;換言之,當“管委會”成員的任期屆滿時,除非“小業主大會”舉行了會議並議決該等“管委會”成員續任,否則有關成員不得留任。
三、應何時召集“小業主大會”舉行會議選出新一屆的“管委會”成員?
在任的“管委會”應於任期屆滿前至少提前三個月召集“小業主大會”會議,以便選出新一屆的“管委會”成員。
四、如果在“管委會”成員的任期屆滿後仍未選出新一屆的“管委會”成員,那麼,前任成員可否暫時繼續執行職務?
事實上,在任期屆滿後,前任“管委會”成員已沒有執行職務的正當性,但為免因未選出新一屆“管委會”成員而導致大廈出現管理真空,影響到全體“小業主”的利益,法律要求前任“管委會”成員須繼續擔任有關職務直至選出接任的成員為止,但以六個月為限。
五、“小業主大會”可否隨時罷免在任的“管委會”成員?
法律規定僅在具備合理理由的情況下,尤其是“管委會”成員嚴重或重複地違反其職責、在執行職務時且因執行有關職務而犯罪,又或欠缺執行職務的能力,方可經“小業主大會”議決罷免“管委會”成員;有關罷免的決議須由出席會議的“小業主”過半數票通過,而該通過的份額至少須占樓宇總值的百分之二十五。
六、“管委會”是否可以代表“小業主大會”向任何公共或私人實體作出行為?
是,第14/2017號法律明確規定“管委會”在執行職務時,代表全體“小業主”向任何公共或私人實體作出行為,尤其包括:(一)為日常運作及共同儲備基金開立專門的銀行帳戶;(二)訂立勞動合同及履行法律要求僱主實體作出的一切行為(例如為僱員作社會保障制度的供款);(三)訂立取得財貨及提供勞務的合同。
以下將介紹簡單管理制度中關於與“管理公司”訂立提供樓宇管理服務合同的規定。
1. “管理公司”是否可以取代“管委會”成為執行機關?
第14/2017號法律明確規定樓宇共同部分的管理工作是由“小業主大會”選出的“管委會”成員負責執行,但“小業主大會”亦可因應大廈的實際情況及需要而決定聘請“管理公司”協助“管委會”成員執行大廈的管理工作,又或在沒有“管委會”的情況下,按“小業主大會”的指示執行工作及作出特定行為。換言之,在樓宇共同部分的管理事宜上,“管理公司”只是提供服務者,並不能取代“管委會”成為執行機關。
2. 如果有需要聘請“管理公司”提供服務,是否可以直接由“管委會”決定由哪一間公司提供服務?
不可以,聘請哪一間“管理公司”必須經“小業主大會”開會及通過決議確定,然後由“管委會”執行。為此,法律要求決議應至少包括以下內容:(一) 提供服務者的識別資料;(二) 合同期間;(三) 提供服務的內容;(四) 服務的回報、支付的條件及方式。有關決議須由出席會議的“小業主”過半數票通過,且該通過的份額至少須占樓宇總值的百分之十五。
3. 聘請“管理公司”提供樓宇管理服務是否需要簽訂合同?
是,“小業主大會”通過聘請“管理公司”的決議後,“管委會”與獲聘請的公司須以書面方式訂立合同。
4. “管委會”與“管理公司”簽訂的提供樓宇管理服務合同是否可以自動續期?
不論所簽訂的合同期間有多長,如任一方當事人沒有書面通知另一方當事人有意終止合同,則合同到期後會自動續期,每次為期一年,但如果合同有特別的規定,則依合同的規定執行。
5. 如果任一方當事人有意終止合同,需要提前多少時間作出通知?
無論是“小業主大會”抑或是“管理公司”有意提前終止合同或不續期,都要預先作出通知。“小業主人大會”提出有關終止合同的決議,須由出席會議的“小業主”過半數票通過,且該通過的份額至少須占樓宇總值的百分之二十五。
如是由“小業主大會”提出的,則視乎情況而定,分別應在擬終止合同之日或合同期間屆滿之日(或合同續期期間屆滿之日)至少提前“三個月”作出通知,例如:合同原定於12月31日到期,但“小業主人大會”擬提前於6月30日終止合同,則應於4月1日或之前就需要作出通知。如有關終止合同是由“管理公司”提出的,則更要提前“六個月”通知,倘若“管理公司”未有提前足夠時間作出通知,無論如何,有關合同亦只會自該公司作出通知之日起計,經過六個月方終止。上述規定並不影響未到期提出終止合同的一方倘須承擔的民事責任。
註:本文內容主要參閱第14/2017號法律《分層建築物共同部分的管理法律制度》的規定。
(法務局供稿)
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