會議高效的訣竅與方法

    會議是把人們聚集在一起以提高溝通效率、群策群力、達成協議，解決問題、取得共識的有效方式。會議還有資源分享和開發創意的功能。會議是團隊工作中不可或缺的一環。但低效的會議在職場中十分常見，大量浪費時間。

    明確會議目的與場地

    蘋果公司創始人賈伯斯曾說：“除非你清楚知道自己要達到什麼目標，否則沒事不要召開會議。”高效的會議一定要圍繞明確的會議目的進行。明確的會議主題可以專注討論，並防止跑題。然後，要選擇合適的場地。

    例如頭腦風暴討論會議，宜選擇輕鬆的環境，有助創意爆發與熱烈討論；專案評審會則需準備多媒體設備，場地也應選擇較大的正式會議室；要是危機處理會議，則一般人數較少，選擇較小場地較合適，也可塑造緊張感覺提高警覺。

    臉書創辦人扎克伯格要求所有人在開會前明確召開會議的目的。他把會議分為決策型會議、討論型會議兩大類。根據不同類型，負責的員工要準備好不同的場地，以達到最好的會議效果。

    討論重點勿超過三項

    每次會議主題應以不超過三項重點為原則。太多重點等於沒有重點。英國心理學家布萊克本與林格倫，針對劍橋心理學學會一場會議的研究指出，與會者在兩周後平均只記得會議討論要點的百分之八點四。因此，明確而有限的會議主題，是讓與會者可全情投入且記住的關鍵。豐田公司就規定管理者在召開會議前，必須明確“為什麼要召開這會議”，並在三句話內講清楚會議主題重點。

    按目的邀請人員參與

    會議組織者必須根據目的，邀請合適人員參加。如會議需達成全體共識，則開會人數宜多；如會議涉及機密決策，就應以高層管理者為主，機密內容才可無顧慮地充分討論。一般會議邀請的人員過多，可能佔用員工工作時間，導致工作效率下降；邀請的人員過少，則可能導致思維受限，造成小圈子決策，無法綜合各方意見。

    如全球電商龍頭亞馬遜公司的領導貝佐斯提出“兩個披薩法則”，指的是一場高效會議，人數不宜過多，以訂兩份批薩的人數為限。如果超出這個規模，說明會議人數過多，不利於決策的形成和效率的提升。

    會議前分享部分資訊

    在會議前提供與會人員相關資訊，可令參會者有時間詳細閱讀資訊內容，提煉要點，還為發言者提供準備時間，當然緊急或機密情況除外。會前分享資訊的方式有很多種，例如共享文件夾，會是發送PPT投影片及文檔。若在會上才分享資訊，會議時間將可能大幅拖長。參會者消化信息、形成有用觀點都需要時間。

    特斯拉總裁馬斯克十分重視員工對會議的事前準備。若在開會時，員工因準備不足而搞不清楚狀況，或無法回答他的問題，就很可能會被“修理”甚至解僱。因此，特斯拉的會議一般都十分高效，達到高效討論的效果。

    設定清晰議程與時間

    清晰的會議議程是高效會議的核心之一。議程概括會議上所需進行的活動，可引導會議的開展。參會者也可根據議程內容準備會議所需材料與安排時間。若不提前設定議程與時間，參會者很有可能思緒飛揚，忘了時間，導致拖延。

    全球快銷品龍頭公司寶潔十分注重會議議程與時間的設定。為保證會議精確性，在準備會議時，有關人員會仔細研究每個環節間的相關性，且與演講者、討論者做好書面溝通工作。

    嚴格控制好會議時間

    設定時間就必須嚴格遵守，才可促成高效會議。冗長的會議時間不但不能獲得更多會議成果，還會令參會者忘記會議前半部分內容，甚至產生厭煩心理，影響領導威信。

    由斯坦福大學和微軟研究院聯合發表的文章表示，時間越長、參會人數越多的會議，員工分心可能性越大。論文提到，員工參加八十分鐘以上會議分心的概率，是參加二十分鐘會議的六倍。但會議時間過短也不見得好。如果實在需要長時間會議，則應安排中場休息。

    如谷歌公司每場會議一般以三十分鐘為限，最長五十分鐘。同時嚴格限制每人發言時間。在大屏幕打出發言倒計時，以及用鈴聲反覆提醒發言超時，是一個簡單方便的辦法。

    需提前測試相關設備

    不論現場開會或用視訊開會，一般都會用到筆記本、投影儀、話筒、鏡頭、激光筆等設備。開會前，會議負責同事一定要提前測試好相關設備，準備好投影片，甚至請報告者提前到場測試，才能讓會議一開始就進入主題。

    活用會後與會外時間

    很多人覺得會後或會外時間，常可聽到不少具有價值與創造性的建議。因在茶歇或會後感覺較放鬆，人們一般較願意真誠交流，講出真正想法。故若在會議中無法聽到太多真話，那麼會議組織者也可在會後或會外仔細聆聽這些意見。

    會後即發送會議記錄

    會議結束後應把會議形成的共識和決議，寫成書面會議記錄摘要，及時發送給參會人員。發送會議記錄可避免遺忘，還可對沒有參加會議的人宣告會議結論與共識。管理者也要記得在會後跟進會議結果的處理情況，讓所有人行動起來。

    韓國三星公司在九○年代崛起，當時會長李健熙實施一系列改革，包括改良會議文化。其中一條開會準則便是“凡是開會，必有記錄”。每次會議形成決議，各項決議一定要有具體執行人員及完成期限，以此問責追蹤。

    公司會議效率高低，可反映管理組織效率高低，也是公司實力象徵。公司運行離不開會議，各類決策、討論均需在會議上進行。高效的會議不僅可形成有效的決策，還可令團隊合作更緊密。

    澳門大學工商管理學院教授 劉丁己